L'excellence administrative au service de votre croissance.

 Je peux alléger votre quotidien et prendre en charge toute une série de tâches pour vous, telles que :

 

Secrétariat et gestion administrative :

  • Traitement et rédaction courriers et mails
  • Gestion d’agenda et optimisation du temps
  • Classement méthodique et archivage de dossiers physiques et numériques

 

 

Communication et relation client :

  • Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques
  • Gestion et suivi des litiges divers avec diplomatie et efficacité

 

 

Organisation d’évènements :

  • Planification, logistique et suivi des réunions (convocations, comptes-rendus)

 

 

Gestion quotidienne et mensuelle :

  • Encodages comptables: saisie rigoureuse des factures d’achat, de vente et opérations diverses (OD)
  • Facturation: émission des factures clients en respectant les mentions légales, les conditions de paiement
  • Paiements Isabel: préparation et exécution sécurisée des paiements via Isabel 6
  • Apurement des comptes: lettrage régulier des comptes clients et fournisseurs pour lier les paiements aux factures correspondantes et identifier les écarts

 

Pilotage performances (chantiers et clôtures) :

  • Suivi analytique des chantiers : Affectation des coûts (matériaux, main-d'œuvre, sous-traitance) et des recettes à chaque projet. Cela permet de calculer la rentabilité réelle par chantier et de détecter les dérives budgétaires
  • Gestion et rappels de paiement : Suivi de la balance âgée clients, relances amiables (par email ou téléphone) et formalisation des rappels de paiement pour sécuriser la trésorerie

 

 

Obligations règlementaires :

  • Déclaration Intrastat : Déclaration statistique mensuelle obligatoire (au-delà d'un certain seuil d'échanges) détaillant les mouvements physiques de marchandises communautaires entre la Belgique et les autres pays membres de l'UE

 

Paie et administration :

  • Gestion des salaires : Collecte des données, encodage et transmission au secrétariat social pour le calcul final
  • Suivi du temps : Contrôle des heures prestées, des congés, des absences et des maladies

 

 

Gestion opérationnelle et chantiers :

  • Analytique chantiers : Imputation des heures de travail et des coûts par projet pour suivre la rentabilité
  • Accidents du travail : Déclaration auprès des assurances, suivi médical et administratif des collaborateurs blessés

 

Gestion de flotte (fleet management) :

  • Suivi du parc véhicules : Gestion des contrats de leasing, des assurances, des entretiens et des cartes de carburant

 

Secrétariat commercial :

  • Administration des ventes : Enregistrement et saisie informatique des commandes clients, vérification des conditions tarifaires et émission des factures
  • Logistique & Expéditions : Préparation des ordres de livraison, coordination avec les transporteurs, suivi des expéditions et gestion des documents douaniers en cas d'export
  • Gestion des stocks : Suivi des niveaux de marchandises, passation des commandes de réapprovisionnement et traitement des inventaires pour éviter les ruptures
  • Interface relationnelle : Accueil téléphonique, gestion des litiges, suivi des portefeuilles clients et relance des fournisseurs en cas de retard de livraison